Wspólne zaplecze usługowe może być używane przez kilka firm, choć klucze do pomieszczenia technicznego przechowuje tylko jedna osoba. Przygotowując kontrolę w Świętochłowicach, rozpisz dostęp do poszczególnych części budynku i potwierdź go z użytkownikami. Warto wyznaczyć jeden kontakt koordynujący organizację wizyty. Nie oznacza to przejmowania wszystkich obowiązków najemców, lecz zapewnia jasny obieg informacji o terminie, wymaganych dokumentach i miejscach przewidzianych do sprawdzenia zgodnie z ustalonym zakresem przeglądu.
Podczas zbierania danych oddziel części wspólne od lokali, pozostawiając ich opis zgodny z dokumentacją i faktycznym użytkowaniem. Jeżeli nie wiesz, kto administruje danym odcinkiem instalacji, ustal to z właścicielem lub zarządcą przed zleceniem. Samo położenie przewodu za drzwiami najemcy nie wyjaśnia zakresu zamawianej kontroli. Im wcześniej zostaną wskazane granice i sposób udostępnienia instalacji, tym łatwiej przygotować wizytę oraz uniknąć rozbieżności między oczekiwaniami poszczególnych użytkowników tego samego budynku.
Wspólne pomieszczenia techniczne
Sprawdź, kto ma dostęp do kotłowni, zaplecza i innych pomieszczeń objętych zgłoszeniem. Uzgodnij obecność tej osoby albo sposób udostępnienia pomieszczeń przez upoważnionego pracownika. Informacja, że budynek jest otwarty, nie przesądza jeszcze o dostępie do miejsc, w których znajduje się kontrolowana instalacja gazowa.
Najemcy z różnymi godzinami pracy
Zbierz godziny dostępności lokali przed ustaleniem przebiegu wizyty. Jeżeli część firm zaczyna pracę później, oznacz to w zgłoszeniu. Nie wystarczy przekazać wszystkim ten sam ogólny komunikat; poszczególni użytkownicy powinni wiedzieć, które pomieszczenia mają udostępnić i z kim wyjaśnić organizację kontroli na miejscu.
Jeden obieg informacji o kontroli
Wyznacz osobę, która zbierze dokumenty i odbierze informacje dotyczące zleconego zakresu. Ustal również, komu administrator przekaże ustalenia z protokołu. Czytelny obieg dokumentacji pomaga przy zmianie najemcy oraz ogranicza sytuacje, w których każdy użytkownik zakłada, że dalszymi działaniami zajmuje się ktoś inny.
Elementy objęte uzgodnioną kontrolą
Sprawdzamy stan dostępnych przewodów, armatury i połączeń instalacji, dostęp do zaworów oraz szczelność w punktach objętych badaniem. Wykaz odbiorników pomaga wyznaczyć zakres kontroli przy ich podłączeniach. Rodzaj instalacji i warunki dostępu ustalamy przed przyjęciem zlecenia.