W zarządzaniu nieruchomością zgłoszenie przeglądu, otwarcie pomieszczeń i odbiór protokołu bywają zadaniami różnych osób. W obiekcie w Bytomiu warto przed wizytą połączyć te role krótkim ustaleniem: kto zatwierdza zakres, kto zapewnia klucze, a kto otrzymuje dokumentację. Nie każda z tych osób musi być obecna na miejscu. Ważne, aby uzgodnienia do nich dotarły i aby pracownik udostępniający budynek wiedział, które pomieszczenia obejmuje kontrola oraz z kim wyjaśnić ewentualną różnicę w zakresie.
Jeśli zarządzasz kilkoma nieruchomościami, nie łącz ich dokumentów wyłącznie według nazwy właściciela. Przy każdym zgłoszeniu podaj adres i używane oznaczenie obiektu. Po kontroli zachowaj tę samą identyfikację przy omawianiu protokołu i organizowaniu dalszych działań. Ułatwia to przekazanie spraw nowemu administratorowi albo zastępcy. Nie trzeba w tym celu tworzyć rozbudowanego systemu: wystarczy konsekwentny wykaz obiektów, czytelne nazwy plików oraz aktualne dane osoby, która odpowiada za kontakt w sprawach technicznych budynku.
Osoba zamawiająca kontrolę
Podaj, kto uzgadnia zakres w imieniu firmy lub zarządcy. Jeżeli właściciel i użytkownik obiektu to różne podmioty, wyjaśnij tę sytuację przed wizytą. Pozwala to właściwie przygotować dane zlecenia i uniknąć ustalania podstawowych kwestii formalnych dopiero przy wejściu do pomieszczeń.
Osoba udostępniająca budynek
Wskaż kontakt do pracownika obecnego na miejscu, który posiada klucze i zna zgłoszony zakres. Powinien wiedzieć również o zamkniętych zapleczach najemców. Samo potwierdzenie terminu przez administrację nie oznacza jeszcze, że wszystkie pomieszczenia będą dostępne w chwili przyjazdu na kontrolę.
Odbiorca protokołu i zaleceń
Ustal, gdzie ma trafić dokumentacja i kto będzie zajmował się jej zapisami. W firmie może to być administracja, dział techniczny albo osoba zarządzająca konkretną nieruchomością. Czytelny podział odpowiedzialności pomaga zachować ciągłość sprawy także przy urlopie lub zmianie pracownika.
Elementy objęte uzgodnioną kontrolą
Sprawdzamy stan dostępnych przewodów, armatury i połączeń instalacji, dostęp do zaworów oraz szczelność w punktach objętych badaniem. Wykaz odbiorników pomaga wyznaczyć zakres kontroli przy ich podłączeniach. Rodzaj instalacji i warunki dostępu ustalamy przed przyjęciem zlecenia.