Zarządzasz biurowcem lub obiektem usługowym w Katowicach? W zapytaniu oddziel części wspólne od powierzchni przekazanych najemcom. Wskaż kotłownię, zaplecza kuchenne i inne miejsca, do których prowadzi instalacja gazowa. Nie każdy lokal w tym samym budynku musi być zasilany gazem, dlatego sama liczba najemców nie określa zakresu pracy. Przydatny będzie prosty wykaz: kondygnacja, numer pomieszczenia, osoba posiadająca klucz oraz godziny możliwego wejścia. Pozwoli on uzgodnić wizytę bez zbędnego oczekiwania pod zamkniętymi drzwiami.
Dla zarządcy ważne jest również późniejsze odnalezienie wyniku kontroli. Jeśli pomieszczenia mają inne nazwy w dokumentacji i w codziennym użytkowaniu, przygotuj ich krótkie zestawienie. Przykładowo dawne pomieszczenie techniczne może funkcjonować obecnie jako zaplecze najemcy. Nie zmieniaj oznaczeń instalacji na potrzeby wizyty, lecz pokaż istniejące różnice. Czytelne wskazanie kontrolowanych miejsc ułatwia omówienie protokołu i przekazanie zaleceń osobie odpowiadającej za dany lokal. Sama kontrola nie zastępuje uzgodnień pomiędzy właścicielem a najemcą dotyczących wykonania ewentualnych napraw.
Części wspólne i kotłownia
Zgłoszenie powinno wskazywać pomieszczenia pozostające pod opieką administracji oraz sposób wejścia do nich. Warto wcześniej potwierdzić, kto udostępnia kotłownię i czy wymagane jest towarzystwo obsługi technicznej. Pozwala to zaplanować kontrolę bez zakładania, że jeden komplet kluczy otwiera wszystkie drzwi w obiekcie.
Lokale z odrębnymi godzinami pracy
Restauracja, biuro i punkt usługowy mogą mieć różne godziny dostępu do zaplecza. Zbierz te informacje przed uzgadnianiem wizyty. Jeżeli najemca wymaga wcześniejszego zgłoszenia osoby wchodzącej do lokalu, przekaż tę zasadę wraz z zapytaniem, aby uwzględnić ją przy ustalaniu kolejności kontroli.
Wyniki przypisane do miejsca
Prawidłowa nazwa lokalu i pomieszczenia jest użyteczniejsza niż ogólne określenie całego piętra. Przed kontrolą przygotuj stosowane w budynku oznaczenia. Protokół można potem omawiać w odniesieniu do zakresu wizyty i konkretnych miejsc, bez domyślania się, którego zaplecza dotyczy zapis.
Elementy objęte uzgodnioną kontrolą
Sprawdzamy stan dostępnych przewodów, armatury i połączeń instalacji, dostęp do zaworów oraz szczelność w punktach objętych badaniem. Wykaz odbiorników pomaga wyznaczyć zakres kontroli przy ich podłączeniach. Rodzaj instalacji i warunki dostępu ustalamy przed przyjęciem zlecenia.